| Au 24 février 2025 |
1. Dispositions générales
Le présent règlement d’ordre intérieur a pour but de compléter les statuts de l’ASBL et de régir la vie quotidienne de l’ASBL. Il est applicable à l’ensemble des bénéficiaires accueillis.
L’OA peut proposer des modifications à ce règlement lors de l’assemblée générale (AG).
Certains points de ce ROI sont approfondis dans des documents séparés tels le Projet pédagogique, les Statuts, les Tarifs,…
2. Accompagnement en séances de Médiation équine et en Leçons d’équitation
Les familles qui accompagnent leur enfant en leçon d’équitation sont priées de ne pas intervenir dans les leçons ou entrer dans les pistes (sauf demande particulière de la monitrice). Dans le cadre des séances d’accompagnement en médiation équine, les parents ou accompagnants sont invités à rester dans le local d’accueil sauf demande particulière de la thérapeute. Il est interdit de se promener dans les écuries ou d’entrer dans les pistes de travail par respect des séances en cours.
En ce qui concerne les équipes éducatives des structures institutionnelles et scolaires partenaires, nous leur demandons une présence effective et active durant les séances pour assurer un renfort dans la prise en charge des usagers :
- Un accompagnement du groupe en activité (présence lors du pansage, en piste, lors des promenades en extérieur, …)
- La préparation des bénéficiaires selon l’horaire prévu pour la séance
- Une présence et une aide pour la mise à cheval ainsi que pour la descente
- Un soutien physique pendant la séance de monte pour les bénéficiaires présentant des difficultés au niveau du tonus et de l’équilibre (dans le cas où la prise en charge nécessite deux personnes tout au long de la séance pour maintenir la sécurité (équilibre) et qu’aucun membre de l’équipe éducative partenaire ne peut intervenir, l’hippothérapeute peut trouver une solution en interne (stagiaire formé) ou prévoir une activité au sol, sans monte)
- La responsabilité et la surveillance des bénéficiaires lorsque ceux-ci attendent leur prise en charge dans le local d’accueil
- La gestion des soins (nursing, repas, …) des bénéficiaires
- La remise en l’état des espaces utilisés (vaisselle, déchets, sanitaires …)
Si le groupe est composé de patients atteints de pathologies présentant des risques pour eux-mêmes ou leur environnement direct (hippothérapeute, cheval, autres usagers), il est indispensable que ces derniers soient encadrés par 2 éducateurs au moins. Si l’état émotionnel du patient ne permet pas une prise en charge sereine et sécurisée, l’hippothérapeute peut modifier l’activité prévue voire même la cesser.
3. Monte des cavaliers
Nous avons défini un poids maximum pour chacun de nos équidés.
Cela signifie que chaque cheval ne peut porter un cavalier dont le poids est supérieur à la limite définie par notre équipe. En effet, pour le bien-être de nos chevaux, il est impératif de protéger leur dos. Cela engendre un certain contrôle du poids porté, sans aucun jugement de valeur. Nos cavaliers seront donc invités régulièrement à se peser chez nous. Ces données resteront confidentielles et en possession des moniteurs.
Il n’y a pas de mise à cheval pour des cavaliers pesant plus de 90 kilos. Cela signifie que pour ces usagers-là, les activités seront adaptées et orientées vers le travail au sol, à pieds, à côté du cheval (longues rênes, soins, travail en liberté, travail à la corde, …). Ces modalités d’interventions sont également très riches et variées, et n’entravent pas la qualité des séances. En équitation, actuellement, la pratique de l’obstacle est accessible aux cavaliers de moins de 80 kg.
Par ailleurs, nous nous réservons le droit de réaliser ou non des mises à cheval pour des cavaliers dont l’équilibre, le tonus ou la posture ne seraient pas adaptés à un accompagnement sécurisé et conforme au bien-être du cheval (par exemples : position trop reculée sur le dos ou déséquilibre permanent du cavalier).
4. Equipement et matériel
Le port de la bombe est obligatoire lors des leçons et des séances montées, sauf dérogation en séances d’accompagnement en médiation équine pour pathologie particulière lorsque la bombe entrave le bien-être du bénéficiaire et que sa sécurité peut être assurée par le thérapeute à ses côtés. Dans ce cas, les personnes/structures intéressées seront informées par nos soins.
Le port de chaussures fermées et d’un pantalon, adaptés à la pratique équestre, est demandé pour travailler en médiation équine et dans l’apprentissage de l’équitation dans des conditions optimales de confort et de sécurité. Les travailleurs peuvent refuser à un usager de participer aux activités prévues si l’équipe estime que la sécurité de l’usager ou le bien-être du cheval sont entravés.
Après une leçon collective d’équitation, chaque cavalier est tenu de ranger correctement le matériel qu’il a utilisé. Aucun matériel ne peut être laissé devant le box ou aux alentours des écuries. Le mors est lavé, les étriers sont remontés sur la selle et les tapis sont posés à plat sur les porte-selles (face humide vers le haut).
Chaque cheval possède son propre matériel. Les équipements des chevaux ne sont pas interchangeables. Il est également interdit d’équiper sa monture avec son propre matériel (à l’exception de rênes ou d’étriers si cela est nécessaire et en accord avec la monitrice).
5. Sortie des chevaux, pansage et harnachement
Dans le cadre des leçons d’équitation et des stages, les cavaliers doivent avoir atteint le niveau de l’étrier de bronze et avoir été reconnus capables par leur monitrice pour pouvoir sortir et réaliser le pansage de leur cheval en l’absence de leur monitrice. Les cavaliers doivent avoir atteint le niveau de l’étrier d’argent et avoir été reconnus capables par leur monitrice pour pouvoir harnacher leur cheval en l’absence de leur monitrice.
Les sorties des chevaux des box doivent se faire en respectant les modalités éventuellement spécifiées sur les portes des box.
Le pansage et le harnachement doivent être réalisés en tenant compte des principes de sécurité et de bien-être. Une attention particulière doit être portée à ce que le cheval communique. Le harnachement doit se faire dans une grande douceur et avec notamment un sanglage progressif. Aucun cheval ne peut être sanglé avec force à l’attache. Attention, un cheval ne peut en aucun cas être attaché à l’anneau directement au bridon.
6. Sécurité et respect de tous
Il est strictement interdit de fumer ou de consommer de l’alcool à l’intérieur ou à proximité directe du site (écuries, box, toilettes, cafétéria, dalle de pansage, …). Il est cependant autorisé de fumer dans la zone prévue à cet effet. Le cendrier à l’arrière de la sellerie est disponible uniquement pour les travailleurs.
Nous insistons particulièrement sur le calme qui doit régner aux abords des pistes. Veuillez ne pas courir ni crier à proximité de celles-ci (pas de vélo ou de trottinette autour des chevaux).
Durant les séances d’hippothérapie, les zones de travail (dalle de pansage, montoir, écurie, …) sont interdites d’accès. Les personnes qui accompagnent les bénéficiaires sont invitées à patienter dans le local d’accueil.
Durant les périodes de stages ou de leçons d’équitation, les jeunes qui restent sur le site en dehors de l’heure de leur leçon s’engagent à respecter scrupuleusement les règles en vigueur à Hippopassion. La monitrice n’est pas en mesure de surveiller ce qui se passe en dehors de la piste dans laquelle elle donne cours. Le principe de confiance est de mise. Les parents doivent prévenir et demander l’autorisation avant de laisser leur enfant sur le site. Leur présence apporte un soutien précieux aux monitrices et une convivialité appréciée. Cependant, en cas d’entrave au règlement (entrée dans les prairies, monter sur les chevaux au box, se servir dans les armoires de provisions, jeux dans les ballots, sur les toits, …) les parents seront prévenus et Hippopassion pourra mettre fin à la présence de l’enfant dans ce cadre. Les enfants sont couverts par l’assurance bénévoles uniquement dans le cadre de missions confiées par la monitrice.
7. Propreté
Nos infrastructures sont entretenues quotidiennement. Nous demandons donc aux membres et aux accompagnants de participer à cette propreté. Des poubelles de tri sont à disposition.
Si une collation est prise, il est demandé que la table soit nettoyée après usage.
Si l’usage de la vaisselle est nécessaire pour un usager, elle doit être correctement lavée et rangée. Nous privilégions le fait que chacun apporte ses propres contenants, couverts, gourdes, …
Les cavaliers des leçons collectives sportives sont priés de balayer la zone de pansage après avoir pris soin d’un cheval (crasses déposées dans les bacs noirs prévus à cet effet). Ils doivent également ramasser les éventuels crottins de leurs chevaux sur ces espaces.
Les personnes incontinentes doivent être protégées efficacement. En cas de fuite, la séance est suspendue par respect pour chacun. Nous disposons d’un local avec une civière pour le change.
En ce qui concerne l’usage des sanitaires (par les bénéficiaires, les cavaliers, les accompagnants), vous êtes tenus de vérifier leur état après utilisation. Notre asbl met à disposition le matériel nécessaire au nettoyage des sanitaires si un incident est survenu.
8. Assurances
Hippopassion est en possession des assurances requises dans le cadre de ses activités. L’asbl décline toute responsabilité en cas d’accidents survenus en dehors des activités de prises en charge sur l’un de nos sites ou sur nos parkings. Il est également important que chaque usager du site dispose d’une assurance en responsabilité civile.
Les usagers sont couverts pendant leur prise en charge mais pas les accompagnants.
L’asbl dispose d’une assurance en responsabilité civile, d’une assurance pour ses travailleurs salariés, ses administrateurs et pour ses bénévoles. Une cotisation annuelle est demandée à chaque usager ou institution en septembre. Il est important de noter que les bénévoles sont assurés seulement durant les missions confiées par l’asbl.
9. Conditions générales de vente
9.1. Nos tarifs
Les tarifs sont disponibles sur demande et sont susceptibles d’évoluer chaque année.
Dans les leçons collectives d’équitation, en cas de plusieurs cavaliers absents dans le groupe la durée de la leçon passe à 45 minutes pour 2 et à 30 minutes pour 1 sans impact sur le prix.
9.2. Modalités de paiement
Une facture est envoyée chaque mois par mail, entre le 1er et le 15ème jour du mois qui suit la période facturée. Nous vous demandons de payer l’intégralité de celle-ci dès réception en respectant les modalités de communication mentionnées.
A partir du 2eme rappel, un supplément de 10 € sera demandé.
Au 3e rappel, le dossier sera confié à un service de recouvrement.
9.3. Annulations d’activités
9.3.1. Les leçons et les séances
L’asbl se réserve le droit d’annuler les activités programmées. Ces dernières ne sont alors pas facturées.
Chaque cavalier, bénéficiaire ou institution/école a droit à 4 absences excusées, non facturées, par an à condition que l’ASBL soit prévenue au moins 24 heures à l’avance.
A partir de la 5e absence, les séances ou leçons sont facturées quel que soit le motif d’absence.
NB : Pour les cavaliers et usagers venant 1 semaine sur 2 en activité, le quota des absences excusées et non facturées, est de 2 / an. Pour les cavaliers et usagers venant 2 fois/semaine, le quota d’absences excusées et non facturées est de 8 / an.
Toute leçon ou séance non décommandée 24 heures à l’avance est considérée comme due. Dans un cas imprévisible (maladie, accident), l’absence est notée comme excusée. À partir de la 5ième absence, quel que soit le motif, elle est facturée.
Durant les congés scolaires, les horaires des leçons et séances sont modifiés mais notre politique d’annulation détaillée ci-dessus reste d’application dans les cas où l’usager a réservé une prise en charge ou leçon durant cette période.
En cas d’absence de longue durée (plus de 4 semaines) ou raison impérieuse, d’ordre médical, l’usager doit prendre contact avec l’asbl pour une demande de dérogation. La décision se fera en concertation avec la direction et l’OA.
En cas d’arrêt des activités, il est impératif d’adresser un courrier au secrétariat (info@hippopassion.be – comptabilite@hippopassion.be) et au moniteur communiquant la cessation du projet. La clôture du compte sera établie à la date effective du courrier.
Pour les prises en charge en médiation équine :
La direction et l’organe d’administration restent à la disposition des usagers afin que le coût engendré par cette intervention de soin ne soit pas un frein à son accessibilité. Dans ce cas, n’hésitez pas à prendre contact avec notre directrice qui soumettra votre demande aux administrateurs (sur base d’un petit dossier préparé par vos soins).
9.3.2. Les stages
Pour toute annulation (même de manière anticipative ou justifiée par un certificat médical), 25 € sont facturés pour participation aux frais de gestion. Ce montant est réduit à 10 € pour les activités d’une journée.
Néanmoins, une annulation de stages doit se faire minimum 15 jours avant la date de début du stage et uniquement par email à l’adresse suivante : info@hippopassion.be ainsi qu’au moniteur référent si vous avez reçu un courrier de sa part communiquant plus précisément sur l’organisation du stage précité.
Dépassé ce délai de 2 semaines, le stage sera dû. Seul un certificat médical justifiant l’imprévisibilité de l’annulation permettrait de ne pas devoir payer l’intégralité du stage. Une fois, le stage commencé, il n’y a pas de remboursement possible quelle que soit la raison de l’arrêt.
Un enfant portant un plâtre n’est pas accepté dans les stages d’équitation. Dans le cas d’une autre blessure, nous devons en être informés avant le début du stage et recevoir le premier jour du stage un certificat médical d’autorisation à la pratique du sport et des activités équestres diverses.
10. Utilisation des GSM/appareils photos/caméras
Il est strictement interdit de monter à cheval avec un téléphone en poche. Celui-ci doit être mis en lieu sûr avant la séance/leçon.
Durant les séances d’accompagnement par la médiation équine, la prise de photos et de vidéos est interdite y compris depuis le local d’accueil.
Durant les leçons d’équitation, aucune photo ou vidéo ne peut être prise sans le consentement préalable de la monitrice et de tous les cavaliers présents dans la piste. En aucun cas, une monitrice ou un cavalier ne peut être filmé à son insu.
11. Divers
Il est interdit de se servir de foin, de paille, de grains sans demander la permission à un membre de l’équipe. Les chevaux sont nourris à plusieurs reprises pendant la journée. Nous estimons les rations suffisantes. Il est donc interdit de donner soi-même à manger aux équidés sauf dans le cadre d’une prise en charge et accompagné d’un moniteur. Cependant les personnes qui le souhaitent peuvent déposer des carottes, chicons, pommes,… dans la sellerie. Cela afin de ne pas perturber les séances et de conserver un climat serein à l’écurie.
Les chiens doivent être tenus en laisse aux abords des pistes et des écuries, et ne devront en aucun cas gêner les chevaux ou les cavaliers. Les propriétaires de chiens sont responsables de leur animal et doivent ramasser les éventuelles déjections. Ils doivent aussi mettre tout en œuvre pour que leur compagnon n’occasionne pas d’accident.
Sur le site de Fraiture, les chiens du personnel ont la permission de circuler librement à certains moments de la journée tant qu’ils restent dans l’enceinte du centre et sont sous la surveillance de leur maitre. Ils participent au plaisir des usagers et peuvent contribuer à certains moments de bien-être. Ils sont soumis aux mêmes règles de sécurité et de propreté que les autres chiens.
11. RGPD
En approuvant ce Règlement d’Ordre Intérieur et conformément au nouveau Règlement Général Européen sur la Protection des Données (RGPD) entré en vigueur le 25 mai 2018, vous nous autorisez à collecter vos coordonnées.
Celles-ci nous permettront de vous contacter par courrier postal, par email, par téléphone afin de vous informer de notre programme d’activités, de communiquer sur la facturation ou autres motifs en lien avec notre objet social, …
Vos informations personnelles sont conservées dans notre base de données à cette seule fin et ne pourront en aucun cas être cédées ou partagées pour d’autres raisons, avec des tiers.
Dans le cas où vous auriez des objections à ce fonctionnement, vous pouvez contacter le secrétariat en envoyant un mail à l’adresse info@hippopassion.be .
12. Droit à l’image
Des photos des usagers, accompagnants, visiteurs, sont parfois prises durant les activités par notre équipe. L’autorisation est toujours demandée aux personnes concernées.
Elles participent à la collecte d’archives relatives à notre association et à ses projets.
Elles peuvent aussi revêtir un aspect affectif pour les usagers qui en retirent de bons souvenirs mais aussi un aspect éducatif par leur fonctionnalité comme support visuel dans la communication d’informations sur le contenu des activités réalisées à Hippopassion.
Le partage de ces photos se fait principalement via Facebook, le site internet ou des supports promotionnels de notre asbl. Les images ont également une utilité et un usage pédagogique et/ou décoratif, au sein de notre structure.
Veuillez noter que sans un avis contraire de votre part par mail (ou notifié lors d’un entretien avec le moniteur thérapeute en charge de votre projet d’accompagnement), nous considérons que vous marquez votre accord pour ce partage mais également pour leur diffusion à des fins publicitaires (uniquement pour notre ASBL).
11. Approbation de ce ROI
Nous considérons que la transmission de ce Règlement d’Ordre Intérieur vaut pour accord. Il sera envoyé à chaque usager par e-mail.
